Jawabkan
WhatsApp pembekal tidak sama dengan WhatsApp kedai. Yang menghantar mesej kepada anda ialah kontraktor, bengkel, peruncit dan staf pembelian, dan kebanyakannya sudah mengenali rangkaian produk anda. Mereka menulis secara ringkas: "Harga sekotak?" "MOQ berapa?" "Ada spec sheet?" "Berapa hari sampai Johor?" Dan apa yang mereka baca dalam chat itu menjadi pesanan pembelian, invois, atau sebahagian daripada projek orang lain.
Bahagian terakhir itulah yang penting. Di kedai, jawapan yang salah menyebabkan jualan terlepas. Bagi pembekal, jawapan yang salah secara bertulis menjadi pertikaian. Jadi soalan yang berguna bukan sama ada pembantu boleh menjawab pembeli anda. Soalannya ialah jawapan mana yang boleh diberi daripada senarai harga anda sendiri, dan jawapan mana yang mesti sampai kepada pasukan anda setiap kali.
Soalan yang jawapannya sudah tertulis
Kebanyakan soalan pembeli kepada pembekal sudah ada jawapannya dalam senarai harga, helaian data atau nota penghantaran, dan seseorang dalam pasukan anda menaipnya semula. Inilah soalan yang patut dijawab oleh pembantu, dalam beberapa saat, tepat seperti yang anda luluskan:
| Soalan pembeli | Sumber jawapan pembantu |
|---|---|
| "Harga sekotak berapa?" | Harga senarai anda bagi setiap saiz pek |
| "MOQ berapa?" | Pesanan minimum dan kuantiti pek anda |
| "Boleh hantar spec?" | Spesifikasi yang anda luluskan: saiz, kadar, bahan dan model |
| "Berapa hari sampai Johor?" | Kawasan, caj dan tempoh biasa penghantaran anda |
| "Macam mana nak order?" | Langkah pertama yang anda mahu: PO melalui e-mel, borang pesanan atau panggilan |
| "Cash atau transfer? Ada terma?" | Cara bayaran anda, dan terma standard jika pembeli perlu diberitahu |
| "Boleh ambil sendiri hari ini?" | Waktu pejabat, gudang dan pengambilan, alamat dan mercu tanda |
Tiada satu pun memerlukan pertimbangan. Semuanya memerlukan jawapan betul yang sama pada pukul 10 malam hari Sabtu seperti pada pukul 10 pagi hari Isnin, dan itulah yang sukar diberi oleh lima orang yang menjawab satu WhatsApp.
Empat perkara yang tidak boleh diteka
1. Sebut harga
Pembantu menyatakan harga senarai yang ada dalam senarai harga yang anda luluskan, dan tidak lebih daripada itu. Harga pengedar, harga pukal, harga projek dan apa-apa harga rundingan diserahkan kepada pasukan anda berserta perbualannya. Harga yang ditaip dalam chat ialah sebut harga yang akan dipegang oleh pembeli, dan pembeli yang pernah diberi diskaun sekali akan memintanya setiap kali.
2. Stok untuk pesanan tertentu
Jika anda sentiasa mengemas kini senarai barang yang biasanya ada dalam stok, pembantu boleh menyatakan bahawa sesuatu barang memang distok. Ia tidak boleh menahan unit, dan tidak boleh mengesahkan bahawa 200 unit tersedia untuk pesanan pembeli itu. Stok bergerak lebih pantas daripada mana-mana senarai, dan "ya, ada" secara bertulis ialah tempahan yang pembeli percaya sudah dibuatnya.
3. Tarikh penghantaran untuk sesuatu pesanan
"Lembah Klang biasanya sampai pada hari bekerja berikutnya" ialah fakta tentang cara anda beroperasi. "Barang sampai hari Jumaat" ialah janji tentang satu lori. Yang pertama boleh dijawab daripada nota penghantaran anda. Yang kedua milik orang yang merancang penghantaran.
4. Spesifikasi yang tidak pernah anda tulis
Kadar, ukuran, bahan dan keserasian hanya datang daripada helaian yang anda luluskan. Apa-apa yang tiada di situ, dan setiap soalan "sesuai tak untuk kegunaan saya?", diserahkan kepada orang yang mengenali produk itu. Kadar beban yang diteka tidak kekal dalam chat. Ia berakhir dalam pemasangan seseorang.
Terma kredit untuk akaun baharu, aduan, pemulangan dan tuntutan waranti juga diserahkan kepada pasukan anda. Semua itu perbualan tentang hubungan perniagaan, bukan soalan rujukan.
Jawab yang sudah tertulis. Serahkan yang menjadi janji.
Rupa penyerahan yang baik
Menyerahkan tidak bermaksud mendiamkan diri. Pembeli tetap mendapat semua jawapan yang sudah tertulis, dan diberitahu dengan jelas siapa yang akan menjawab selebihnya. Inilah contoh daripada seorang pengedar rekaan:
Pembeli: "Harga untuk 500 kotak? Projek kat Seremban, perlu minggu depan."
Pembantu: "Harga senarai kami RM48 sekotak (24 unit), dan pesanan minimum ialah 10 kotak. Penghantaran ke Seremban biasanya mengambil masa 2 hari bekerja selepas pesanan. Untuk 500 kotak, harga projek dan tarikh penghantaran akan diberikan oleh pasukan jualan kami. Saya sudah menyerahkan permintaan anda kepada mereka berserta perbualan ini."
Pasukan anda kemudian membuka satu mesej yang sudah menyebut 500 kotak, Seremban, minggu depan. Mereka membalas sekali, dengan sebut harga, dan tidak perlu bermula dengan tiga soalan.
Menyediakan senarai harga anda
Pembantu hanya setepat senarai yang menjadi sumber jawapannya. Lima perkara ini membuat perbezaan:
- Harga mengikut saiz pek, bukan sebiji. "RM48 sekotak (24 unit)" tidak boleh disalah baca. "RM2 sebiji" mengundang pesanan 7 biji untuk barang yang anda jual sekotak sahaja.
- Tarikh pada senarai. "Harga senarai setakat 1 November" memberitahu pembeli, dan pembantu, sejauh mana angka itu terkini.
- Harga senarai sahaja. Jangan masukkan tingkat harga pengedar dan kadar projek ke dalam fakta. Itulah perbualan yang anda mahu diserahkan kepada anda.
- Tempoh penghantaran sebagai "biasanya". Berikan tempoh biasa bagi setiap kawasan, dan tinggalkan apa-apa yang anda hanya janjikan untuk pesanan tertentu.
- Spesifikasi daripada helaian data. Salin nilai daripada helaian pengilang, bukan daripada ingatan. Jika sesuatu nilai tiada dalam helaian, ia tiada dalam fakta.
Hamparan, katalog PDF atau gambar senarai harga bercetak sudah cukup untuk bermula. Yang penting, setiap angka di dalamnya ialah angka yang sanggup anda tandatangani.
Apa yang ia bukan
Ia bukan sistem sebut harga, sistem pesanan atau CRM, dan ia tidak menghantar mesej siaran (broadcast). Pasukan anda terus menyediakan sebut harga, sistem anda terus menyimpan pesanan, dan tiada apa-apa dihantar kepada pembeli yang tidak menghubungi anda dahulu. Tugas pembantu lebih sempit: menjawab soalan yang jawapannya sudah tertulis, dengan cara yang sama setiap kali, dan meletakkan selebihnya di hadapan pasukan anda berserta perbualannya.
Begitulah cara Jawabkan berfungsi untuk pembekal dan pengedar: ia menjawab daripada senarai harga dan spesifikasi yang anda luluskan, dan menyerahkan setiap sebut harga, tahanan stok dan janji penghantaran kepada pasukan anda.
