Kenapa pembantu WhatsApp anda tidak patut mengesahkan tempahan

Setiap perniagaan yang menjual masa menerima mesej yang sama, biasanya selepas waktu tutup: "Sabtu 3 petang ada kosong? Dua orang." Pembantu yang membalas "Boleh, sudah ditempah!" nampak seperti layanan yang hebat. Kemudian tiba hari Sabtu dengan dua pelanggan untuk satu kerusi, atau doktor bercuti, atau dewan itu sudah diambil petang itu oleh orang yang datang sendiri dan membayar deposit di kaunter.

Pembantu itu tidak silap tentang waktu operasi anda. Ia silap tentang kalendar anda, dan ia memang tidak pernah melihat kalendar anda.

Pengesahan ialah janji tentang kalendar anda

Pengesahan tempahan bermaksud seseorang, sebuah bilik, ruang servis atau kenderaan ditahan untuk seorang pelanggan pada satu masa. Hanya orang yang dapat melihat kalendar sebenar boleh menyatakannya: siapa yang bertugas, kerja mana yang terlajak masa, apa yang ditempah melalui telefon sejam tadi.

Pembantu WhatsApp yang menjawab daripada fakta yang anda luluskan tahu waktu operasi, harga dan cara menempah. Ia tidak tahu bahawa petang Khamis sudah penuh pada waktu makan tengah hari. Perisian tempahan yang memegang kalendar langsung boleh mengesahkan, kerana kalendar itu miliknya sendiri. Pembantu yang menjawab daripada helaian fakta tidak boleh, dan tidak patut berpura-pura boleh.

Apa yang patut dijawab, serta-merta

Kebanyakan perbualan tempahan sebenarnya bukan tentang tarikh. Sebelum sesiapa meminta Sabtu pukul 3, mereka mahu tahu:

• Waktu operasi anda, termasuk cuti umum dan tempahan terakhir yang anda terima setiap hari.
• Harga anda, dan apa yang termasuk dalam setiap harga.
• Cara menempah: langkah pertama yang tepat, sama ada menghantar nama dan tarikh pilihan, membayar deposit, atau menelefon.
• Apa yang perlu dibawa atau disediakan: surat rujukan, rekod lama, geran kenderaan.
• Lokasi anda: cawangan mana, alamatnya, dan tempat letak kereta.
• Terma deposit dan pembatalan anda, tepat seperti dalam dasar anda.

Inilah soalan yang masuk pukul 11 malam dan menunggu sehingga pagi. Pembantu patut menjawab setiap satu dalam beberapa saat, daripada fakta anda sendiri.

Apa yang patut diserahkan kepada anda, setiap kali

• "Sabtu 3 petang kosong tak?" Sama ada sesuatu tarikh masih kosong memerlukan kalendar sebenar.
• "Tolong book" atau "tolong simpan tarikh itu". Menahan sesuatu masa ialah komitmen yang hanya anda boleh buat.
• Menukar atau membatalkan tempahan. Seseorang perlu mengosongkan masa itu dan memutuskan apa yang berlaku kepada deposit.
• Apa-apa tentang deposit yang sudah dibayar. Itu soal wang, dan soal wang memerlukan manusia.

Menyerahkan tidak sama dengan mendiamkan diri. Pelanggan tetap mendapat waktu operasi, harga dan terma anda, dan diberitahu dengan jelas bahawa anda sendiri akan mengesahkan tarikhnya. Anda menerima perbualan itu dengan tarikh yang diminta sudah tertulis di dalamnya, jadi balasan anda ialah jawapan, bukan soalan.

"Tapi pelanggan mahu jawapan sekarang"

Betul, dan kepantasan tetap menang: perniagaan yang membalas dahulu biasanya yang mendapat pelanggan (kenapa balasan pertama menang). Tetapi lihat apa yang pelanggan perlukan dalam minit pertama itu. Waktu operasi, harga, apa yang perlu dibawa dan langkah seterusnya yang jelas merangkumi sebahagian besarnya, dan semua itu boleh dijawab serta-merta. Tarikh itu sendiri boleh menunggu seseorang, asalkan pelanggan tahu seseorang akan membalas.

Pertukarannya tidak seimbang. Pengesahan yang tiba dua puluh minit kemudian tidak merugikan apa-apa. Pengesahan yang salah membawa tempahan bertindih, permohonan maaf, bayaran balik, dan kadang-kadang ulasan buruk.

Bagaimana dengan pelanggan yang tidak datang

Pengesahan dan peringatan memang mengurangkan pelanggan yang tidak datang. Ia berkesan kerana ia datang daripada pihak yang memegang kalendar, jadi ia patut datang daripada anda atau daripada sistem tempahan anda:

• Sahkan dengan tarikh dan hari sekali: "Khamis 12 Jun, 3:00 petang". Tarikh sahaja mengundang silap sehari; hari sahaja mengundang silap minggu.
• Nyatakan cawangan dan alamatnya, apa yang perlu dibawa, dan harganya.
• Mudahkan perubahan: "Kalau rancangan berubah, mesej sahaja di sini dan kami alihkan." Kebanyakan yang tidak datang ialah orang yang mengelak mesej yang janggal.
• Hantar peringatan daripada apa jua yang memegang kalendar anda, sama ada sistem tempahan atau diari anda sendiri, supaya peringatan tidak dihantar untuk masa yang sudah berubah.

Bahagian pembantu datang sebelum semua itu: menjawab semua yang pelanggan perlu tahu untuk membuat keputusan menempah, pada bila-bila masa, dan menyampaikan permintaannya kepada anda dengan butirannya sudah lengkap.

Peraturannya, dalam satu ayat

Jawab semua yang sudah benar, tidak kira pukul berapa. Serahkan apa-apa yang akan menjadikan sesuatu itu benar: tarikh, masa, perubahan, deposit.

Itulah peraturan yang menjadi asas Jawabkan: ia menjawab daripada fakta yang anda luluskan, dan permintaan untuk tarikh atau masa tertentu diserahkan kepada anda berserta perbualannya.